Medewerkers vormen het belangrijkste kapitaal van de meeste organisaties. Daar zijn ondernemers dan ook zuinig op. Hoe loyaler medewerkers zijn, hoe succesvoller de organisatie. Meestal gaat dat goed, soms ook niet. Voor het waarborgen van de sociale veiligheid en het beschermen van klokkenluiders is er daarom een vertrouwenspersoon.
Zuivere sociale veiligheid
Motivatie en loyaliteit zijn niet afdwingbaar, wel te koesteren. Als radertjes grijpen ze op elkaar in: managers, klanten, toeleveranciers, medewerkers. In de processen functioneren deze radertjes meestal feilloos. Maar soms staat de sociale veiligheid tussen bijvoorbeeld medewerkers onderling of tussen medewerkers en een klant of een directielid onder druk. Bijvoorbeeld in geval van ongewenste intimiteiten. In het kader van de Arbowet kan dan een onafhankelijk van de opdrachtgever opererende externe Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen (VO) het slachtoffer dan terzijde staan om de kwestie te helpen oplossen. En zo kan, als er sprake is van conflicterende zaken die leiden tot klokkenluiderij, in het kader van de Wet Huis van de Klokkenluider, een onafhankelijke Vertrouwenspersoon Integriteit (VI) worden aangesteld.
Hoe onafhankelijker een VO of een VI hoe beter, omdat een slachtoffer of klokkenluider alleen dan serieus wordt genomen. De scope moet zijn gericht op oplossing en voorkoming, alleen dan zet de organisatie een stap in de richting van beter presteren vanuit gezuiverde sociale veiligheid. Een extern vertrouwenspersoon heeft daarbij een pre boven iemand vanuit de organisatie.
Onafhankelijk want van buiten
Douwe Meetsma van Meetsma Advies biedt sinds kort de dienstverlening Extern Vertrouwenspersoon aan, naast onder meer coaching en advies, begeleiding bij certificering en kwaliteitsverbetering van de bedrijfsvoering. ‘Een van mijn opdrachtgevers, voor wie ik al jaren diensten lever op het gebied van coaching en begeleiding bij certificering, vroeg mij of ik als vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen zou willen fungeren. Een VO is verplicht volgens de Arbowet en zijn toenmalige arboleverancier kon niet langer garanderen dat dezelfde persoon als VO kon worden ingezet, hooguit een constant team. Mijn opdrachtgever wilde perse een vast persoon, terecht, en schakelde mij in. Ik ken het bedrijf, de medewerkers kennen mij en dat werkt prettig. Ik ben een van hen en totaal onafhankelijk, want van buiten. Daarnaast fungeer ik als Vertrouwenspersoon Integriteit.’
Niet dat Meetsma meteen verwacht dat hij zijn handen er vol krijgt aan VO- of VI-zaken. Sterker nog: bij het bedrijf zijn nog nooit klachten geweest. ‘Maar mocht zich een keer iets voordoen, dan ben ik beschikbaar voor de medewerker in kwestie. Die hoor ik dan aan en assisteer richting bemiddeling. Ik vertel hoe de procedures precies in elkaar zitten en adviseer om al dan niet een klacht in te dienen bij de klachtencommissie. Daarnaast adviseer ik het management over preventief beleid en maatregelen, ondersteun ik bij voorlichting en rapporteer ik -uiteraard geanonimiseerd- in de periodieke managementinformatie en het jaarverslag.’
Vertouwenspersoon en Geheimhouding cruciaal
Meetsma heeft als vertrouwenspersoon contacten in alle lagen van de organisatie, van OR tot HR-afdeling en van directie tot medewerkers. ‘Essentieel is dat ik onafhankelijk kan werken en dat ik word gezien en ervaren als onafhankelijk vertrouwenspersoon. Ik ben altijd makkelijk toegankelijk en bereikbaar en opereer vanuit een vertrouwenspositie, die kwetsbaar is. Geheimhouding is cruciaal.’
Onlangs heeft Meetsma zich aangesloten bij de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV), om zich zo verder te bekwamen en te ontwikkelen als onafhankelijk VO en VI. Het vertrouwen groeit langzaam, daar neem ik de tijd voor. Het komt te voet, maar als het er eenmaal is, heeft de organisatie een solide basis voor een gezond sociaal klimaat en weten slachtoffers van ongewenste omgangsvormen en klokkenluiders mij te vinden in de wetenschap dat het goed komt.’