Vertrouwenspersoon

Douwe Meetsma vervult voor diverse organisaties de rol van Vertrouwenspersoon.

In het kader van het beleid met betrekking tot Sociale Veiligheid tussen medewerkers onderling en tussen medewerkers en klanten of andere derden, kan een onafhankelijk van Opdrachtgever opererende, extern Vertrouwenspersoon Ongewenste omgangsvormen (V.O.) en/of ter uitvoering van de Wet Huis voor Klokkenluiders een onafhankelijk van Opdrachtgever opererende, extern Vertrouwenspersoon Integriteit (V.I.) aangesteld worden.


Taken/Verantwoordelijkheden/bevoegdheden

  • Beschikbaar zijn voor medewerkers die slachtoffers zijn van ongewenste omgangsvormen en eventuele doorverwijzing;
  • Meedenken en adviseren over een mogelijke aanpak of een mogelijke oplossing van het probleem;
  • Indien mogelijk bemiddelen of ervoor zorg dragen dat bemiddeling plaatsvindt;
  • Informatie verstrekken en adviseren over het (wel of niet) indienen van een klacht bij de klachtencommissie;
  • Begeleiding bij het indienen van een klacht en tijdens de klachtenprocedure;
  • Verlenen van nazorg;
  • Het signaleren van mogelijke problemen op het gebied van sociale veiligheid;
  • Aandacht vragen voor het treffen van preventieve maatregelen;
  • Het verzorgen van voorlichting met betrekking tot ongewenste omgangsvormen en het bieden van ondersteuning op het gebied van voorlichting;
  • Het bijhouden van een geanonimiseerde registratie van meldingen ten behoeve van het uit te brengen jaarverslag;
  • Het leveren van een bijdrage aan de ontwikkeling van beleid rondom terugdringing ongewenste omgangsvormen op de werkplek;
  • Het toezicht houden op de naleving van de randvoorwaarden uit het protocol;
  • Het produceren van statistische overzichten ter informatie voor management;
  • Het signaleren van trends aan de hand van statistische overzichten;
  • Het bevorderen van de bespreekbaarheid en openheid van de onderwerpen “ongewenste omgangsvormen” binnen teamoverleggen.


Contacten

De vertrouwenspersoon kan contacten onderhouden met:

  • Directie
  • Ondernemingsraad
  • ARBO- of VGW commissie
  • Landelijk netwerk vertrouwenspersonen
  • Individuele medewerkers of groepen medewerkers (voor preventie en bij acute situaties)
  • Personeelsfunctionaris


Werkwijze vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon behandelt zaken strikt vertrouwelijk. Dit houdt in dat elke stap slechts genomen wordt als de klager ermee instemt en daarvan vooraf op de hoogte is. Indien mogelijk probeert de vertrouwenspersoon te bewerkstelligen dat de klager zelf in staat is het probleem tot een oplossing te brengen. Indien dit niet mogelijk is of het gewenste resultaat niet bereikt wordt, dient de vertrouwenspersoon te bezien of er andere stappen genomen kunnen worden.
De vertrouwenspersoon treedt als steun en toeverlaat van de klager en zal daarom niet bemiddelen tussen aangeklaagde en klager. De vertrouwenspersoon dient de klager van advies en ondersteunt en begeleidt hem bij het indienen van een formele klacht.


Criteria bij aanstelling vertrouwenspersoon

Voor de aanstelling van een vertrouwenspersoon gelden de volgende criteria:

  • laagdrempelig; gemakkelijk toegankelijk voor medewerkers
  • gemakkelijk bereikbaar
  • geen management positie
  • bij voorkeur in de organisatie/sector werkzaam dan wel werkzaam geweest
  • kennis van de sociale kaart van de betreffende regio
  • vertrouwen genieten van de medewerkers
  • klachten vertrouwelijk kunnen behandelen
  • bereid is specifieke scholing te volgen.


Rechtspositie

De vertrouwenspersoon verkeert in een kwetsbare positie. Hij kan namelijk beschikken over kennis en gedragingen van medewerkers werkzaam bij (delen van) de organisatie. Hierdoor kan een situatie ontstaan waarin druk op hem wordt uitgeoefend om bepaalde activiteiten te staken. De vertrouwenspersoon dient beschermd te worden tegen benadeling die voortvloeit uit zijn functie. De rechtspositie van de vertrouwenspersoon wordt conform de regeling voor leden van de OR geregeld (zie artikel 21 lid 1 van de Wet op de Ondernemingsraden).


Geheimhouding

De vertrouwenspersoon dient de gegevens die hem ter kennis gesteld worden vertrouwelijk te behandelen. Dit geldt zowel gedurende de periode dat hij deze rol vervult als daarna.


Functiecriteria/competenties

Zelfstandigheid
De functie wordt zelfstandig ingevuld. Een ruime mate van vindingrijkheid en initiatief is nodig bij de oplossing van problemen van medewerkers, met name bij adviseringen en voor het stellen van prioriteiten.

Sociale vaardigheden
Een grote mate van tact, goed kunnen luisteren, invoelend- en analytisch vermogen, zijn nodig in de contacten met de medewerker en met verschillende partijen in complexe overlegsituaties met betrokkenen, waarbij zorgvuldig omgegaan moet worden met zeer emotioneel- en privacygevoelige informatie, weerstanden moeten worden overwonnen en tegengestelde, uiteenlopende belangen overbrugd moeten worden. Stimuleren en controleren zijn van belang bij het bewaken van de voortgang van klachtafhandeling en voor beleidsadvisering.

Risico’s, verantwoordelijkheid en invloed
Door onjuist optreden kan materiële en immateriële schade optreden aan personen in en buiten de organisatie en aan de organisatie. De vertrouwenspersoon moet zeer zorgvuldig omgaan met de verkregen informatie.

Uitdrukkingsvaardigheid
De functie vereist een goede mondelinge en schriftelijke vaardigheid om problematiek, adviezen, aanbevelingen en beleidsnotities zowel naar betrokkene als het management over te brengen. De vertrouwenspersoon houdt dossiers bij en verzorgt eenmaal per jaar een verslag waarbij de anonimiteit gewaarborgd is.

Oplettendheid
Ruime oplettendheid en nauwkeurigheid zijn van belang bij het analyseren van de problemen van medewerkers, bij (beleids)adviserende werkzaamheden, het signaleren en rapporteren van knelpunten en voor het correct registreren van ontvangen meldingen.

Inconveniënten
Psychische belasting bestaat door het gewetensvol omgaan met gevoelige informatie in de contacten met conflicterende partijen, die vaak tegengestelde meningen en belangen hebben en door het omgaan met emotionaliteit van zowel medewerkers die slachtoffers zijn van ongewenste omgangsvormen als beklaagden. Gewetensnood/gewetensconflicten kunnen ontstaan wanneer medewerkers niet willen dat er actie wordt ondernomen op een informele klacht. Dit vloeit voort uit de geheimhoudingsplicht van de vertrouwenspersoon.

Overige functie-eisen
Geduld, objectiviteit, integriteit en representativiteit t.b.v. in- en externe contacten zijn vereist, terwijl op correcte wijze met zeer vertrouwelijke informatie moet worden omgegaan; volharding en doorzettingsvermogen zijn nodig voor het bevorderen van klachtenafhandeling en het stimuleren van de bekendheid over het beleid met betrekking tot seksuele intimidatie en andere ongewenste omgangsvormen.


Bereikbaarheid

Per bedrijf worden afspraken gemaakt over de wijze waarop de Vertrouwenspersoon benaderd kan worden.



Douwe Meetsma

Douwe Meetsma:
“Ik ben een resultaatgedreven adviseur en (interim) manager met een focus op het menselijke perspectief. Binnen mijn projecten is dit altijd een belangrijke factor geweest bij de uitvoering van een verandering (cultuur, marktgerichtheid, professionalisering). Tijdens mijn loopbaan heb ik ervaring opgedaan in diverse branches, nationaal en internationaal.”

Douwe Meetsma op LinkedIn mijn profiel op LinkedIn


Handelsregister 08190823
BTW-nummer 0910.99.857.B02

Douwe Meetsma / Meetsma Advies is opgenomen in het CRKBO register.
CRKBO Geregistreerd Docent